“We zien dingen in zwart-wit: 'Ze willen me of ze niet. Ik zal het krijgen of ik zal het niet doen. Ze zullen deze prijs betalen of niet. ' Maar tussen die twee polen zijn er nog vele andere mogelijkheden, als u maar de tijd zou nemen om erover te praten, ze aan te spreken, hen voor te stellen. '-Mikelann Valterra, gecertificeerd financieel herstelcoach en auteur
Elk bedrijfsboek dat u leest, vertelt u dat u een contract nodig heeft voor elke klant en elk project. Maar in de echte wereld van zakendoen, is het gemakkelijk om dit detail door de kieren te laten glippen, vooral als je er in de eerste plaats niet bijzonder comfortabel mee bent. Is het omdat je geen goed contract hebt? (Als je dit artikel leest, kun je dat excuus niet meer gebruiken.) Of omdat het een extra stap in het proces is om dingen op schrift te krijgen? Of omdat het werk haastig is en er gewoon geen tijd is om een contract getekend te krijgen? (Hoe lang duurt het echt?)
Als je stijf bent geweest of kosten hebt moeten maken die je je niet kon veroorloven door het ontbreken van een contract, heb je hopelijk geleerd van de ervaring. Als je nog niet het geluk hebt gehad om een slechte ervaring te hebben, lees dan verder….
Wat is een contract en waarom heb ik er een nodig?
Je hebt een contract nodig omdat menselijke relaties rommelig zijn, herinneringen onvolmaakt zijn en communicatie vaak dubbelzinnig is. Een contract kan u hier niet tegen beschermen, maar het kan wel enige duidelijkheid en consensus brengen.
Duidelijkheid omdat het op schrift zet wat wel (en soms niet) is gezegd, zodat alle partijen het kunnen beoordelen voordat ze aan een gezamenlijk project beginnen. Consensus omdat elke partij akkoord moet gaan met wat er is geschreven voordat verder wordt gegaan. Als zich nadien problemen voordoen, geldt het contract als het objectieve document om op terug te vallen.
Simpel gezegd, een contract is een document dat alle partijen kan beschermen door misverstanden te vermijden en als papieren spoor kan dienen als er dingen misgaan. Het schetst de algemene voorwaarden waaronder u uw werk zult uitvoeren, wat u aan de klant zult verstrekken en wat zij ervoor zullen bieden. Het doel is ook om op problemen te anticiperen en de verantwoordelijkheden van beide partijen te verduidelijken als zich problemen voordoen.
Een contract is niet noodzakelijk een dik document met veel legalese. Een contract kan een eenvoudig overzicht zijn van de algemene voorwaarden waarmee u en uw klant overeenkomen te werken. Of het kan een complex document van meerdere pagina's zijn, afhankelijk van de complexiteit van het project of het aantal betrokken elementen. Het doel is om de arbeidsvoorwaarden uiteen te zetten - deadlines, werkomvang en beperkingen, onvoorziene gebeurtenissen in geval van onverwachte veranderingen en mogelijke misverstanden. Meer dan wat dan ook, het opschrijven van deze items voorkomt miscommunicatie en houdt ieders stressniveau laag.
Veel creatieve professionals zijn van mening dat contracten alleen nodig zijn voor grote opdrachten met grote kosten voor grote klanten. Ze slaan vaak het papierwerk over bij kleine projecten. Maar het zijn eigenlijk de kleine dingen die het meeste potentieel hebben om tijdrovende, dure problemen te veroorzaken.
Contracten zijn vooral belangrijk voor creatieve professionals, want wanneer u uw werk verkoopt, verkoopt u in wezen een recht op uw eigendom - in dit geval uw intellectuele eigendom, dat ongrijpbaar is. En omdat het ongrijpbaar is, kan het proces minder duidelijk zijn dan wanneer het object in kwestie tastbaar zou zijn, zoals een auto of een huis.
Een contract is echter alleen zo goed als de mensen die het ondertekenen. Zakelijke relaties zijn gebaseerd op vertrouwen. In feite worden veel afspraken gemaakt over een handdruk en dat is voldoende als beide partijen betrouwbaar zijn. Dus de regel om naar te leven is deze: als je merkt dat je partner niet te goeder trouw onderhandelt, loop dan weg. Niets dat je in een contract stopt, zal je beschermen.
Hoe zit het met het vermogen van een contract om te anticiperen op wat er zou kunnen gebeuren? In het echte leven kun je niet alles voorspellen wat mogelijk zou kunnen gebeuren, dus besteed niet te veel tijd aan het nadenken over elke "wat als". Als je te maken hebt met eervolle mensen, kom je met een acceptabele oplossing voor een onverwacht probleem, ook al staat het niet in het contract.
Dat gezegd hebbende, laat je eigen contract opstellen door een advocaat die creatieve diensten en je interesses begrijpt. U kunt het voor elke situatie aanpassen. Als dat je middelen te boven gaat, zijn er voldoende bronnen beschikbaar.
Voorbeeldcontract
Gerry Suchy uit Arlington, Virginia, GMS Designs heeft royaal zijn standaardcontract gedeeld, gemaakt door zijn interne juridische team (zijn vrouw, die een advocaat is). “Klanten vinden het geweldig vanwege zijn eenvoud,” zegt Suchy, “en mijn vrouw zou de eerste zijn om je te vertellen dat bijna alle juridische documenten mash-ups zijn van documenten die eraan zijn voorafgegaan. De regel van het advocatenkantoor is geen tijd verspillen door het wiel opnieuw uit te vinden als er een document is dat kan worden geknipt en geplakt."
Dit contract is duidelijk gemaakt voor een klein ontwerpbedrijf, maar de concepten en taal zijn algemeen genoeg dat ze kunnen worden aangepast voor andere creatieve beroepen. Dus voel je vrij om dit voorbeeldcontract aan te passen voor je eigen doeleinden.
1. Klantinformatie
Naam:
Organisatie:
Adres:
E-mailadres:
Telefoonnummer:
2. Projectinformatie
Het ontwerp zal worden ontworpen om de body-kopie van de klant te verbeteren en opgemaakt voor een 8½ × 11, duplex, full-colour, driebladige brochure. Alle illustraties worden gemaakt volgens specificaties van de klant en gebruiken door de klant geleverde afbeeldingen. GMS Designs kan andere afbeeldingen aanvullen met toestemming van de klant. Alle aangepaste afbeeldingen verkregen van afbeeldingshuizen worden door de klant betaald. Het project zal worden ontworpen met behulp van een combinatie van Adobe Illustrator, Adobe Photoshop en Adobe InDesign. Het uiteindelijke kunstwerk wordt uitgevoerd in een bestandsformaat dat geschikt is voor de productie van commerciële drukpersen. Als de klant geen commerciële printer heeft, doet GMS Designs drie (3) aanbevelingen.
Ga zo gedetailleerd mogelijk in op wat u gaat doen en hoe u het te leveren product zult leveren.
3. Projectprijs en betalingsvoorwaarden
De projectprijs is gebaseerd op een onderhandelde pakketprijs voor het gehele project van $ _.
De prijsofferte is exclusief een (staat) omzetbelasting van 8, 0%. Omzetbelasting wordt niet toegepast op niet-ingezetenen van Virginia. Als u PayPal als uw betaalmethode kiest, worden bovendien servicekosten berekend op basis van de totale betaling. Dit wordt gespecificeerd en toegevoegd aan de eindfactuur.
Zorg ervoor dat u alle details noteert met betrekking tot staatsbelastingen die van toepassing zijn (of niet van toepassing zijn), evenals eventuele servicekosten die u van plan bent toe te voegen als u services gebruikt, zoals Paypal of andere handelaarsdiensten die een vergoeding vragen. Het is aan u of u deze vergoeding doorberekent aan uw klant of als kosten voor het zakendoen opneemt. Hoe dan ook, het moet vooraf worden vastgelegd en worden overeengekomen. Het kan helpen om creditcardbetalingen aan te bieden, omdat kleine projecten een zeer snelle doorloop kunnen vereisen.
4. Definitieve betalingsvoorwaarden
Een gespecificeerde factuur wordt binnen drie (3) dagen na voltooiing van het project aan de klant verstrekt, voordat de definitieve werkbestanden aan de klant worden gegeven. Een aanbetaling van 50% is vereist om met de werkzaamheden te beginnen. De laatste betaling is vereist wanneer het werk is voltooid. Naast PayPal accepteer ik ook zakelijke of zakelijke cheques. Controles moeten worden gewist voordat de definitieve bestanden worden verzonden.
Er zijn geen "juiste" voorwaarden. Wat belangrijk is, is dat u uw voorwaarden duidelijk schetst. Vermeld altijd hoeveel en wanneer u wordt betaald, plus uw beleid met betrekking tot te late kosten. Traditioneel moeten klanten met wie u lange relaties hebt onderhouden 'netto dertig' betalen, wat betekent dat ze de standaard dertig dagen hebben om te betalen. Voor kleinere projecten en voor nieuwe klanten is het gebruikelijk om 50 procent vooraf en het saldo bij aflevering te vragen.
Overweeg voor grote projecten om 'voortgangsbetalingen' te vragen. Dit zijn betalingen die niet rechtstreeks zijn gekoppeld aan projectmijlpalen, maar in plaats daarvan zijn gekoppeld aan de kalender. Voor een project dat u naar schatting vier maanden in beslag neemt, stelt u vier gelijke maandelijkse betalingen (minus de aanbetaling) voor op de eerste van elke maand. Op deze manier, als het project langer duurt of de klant een knelpunt heeft, wordt uw cashflow niet aangetast. Bovendien is het een stimulans om het project af te maken, omdat ze er al voor hebben betaald.
5. Herzieningen
De opgegeven projectprijs is exclusief een onbeperkt aantal revisies. Ik wil natuurlijk dat je tevreden bent met de uiteindelijke look en feel van het project en ik weet zeker dat je hetzelfde voelt. Het is mijn ervaring dat een goede communicatie tussen de ontwerper en de klant de revisies kan beperken tot slechts kleine wijzigingen in plaats van volledige aanpassingen. Kleine wijzigingen en aanpassingen maken deel uit van het proces. Do-overs zijn een symptoom van slechte communicatie. Dat gezegd hebbende, wil ik voorstellen dat ik voor de voorgestelde kosten van dit project twee aanpassingsrondes zal opnemen. Verder kunnen de kosten van verdere aanpassingen worden onderhandeld. Deze manier van zakendoen werkt zowel in uw voordeel als de mijne in die zin dat uw project tijdig en binnen uw budget wordt afgerond.
Wat hier belangrijk is, is het probleem van herzieningen aanpakken en duidelijk maken wat een revisie precies is. Het wordt niet geadviseerd om onbeperkte revisies te bieden tegen een vaste prijs, vooral bij een nieuwe klant.
6. Eigendom van illustraties / bestanden
Totdat de volledige betaling heeft plaatsgevonden, behoudt GMS Designs het eigendom van alle originele illustraties / bestanden of delen die zich daarin bevinden, zowel voorlopig als definitief. Na volledige betaling verkrijgt de klant het eigendom van de definitieve illustraties / bestanden die zij naar eigen inzicht gebruiken en verspreiden. GMS Designs behoudt zich het recht voor om het voltooide project en eventuele voorlopige ontwerpen te gebruiken voor ontwerpwedstrijden, toekomstige publicaties over design, educatieve doeleinden, marketingmateriaal en portfolio. Indien van toepassing, krijgt de klant het nodige krediet voor het gebruik van de projectelementen. Handelsgevoelige informatie, zoals productprijzen of klantgegevens, worden vóór gebruik door de ontwerper bewerkt.
Of u de eigendom van de bestanden behoudt of dat eigendom overdraagt aan uw klant, is uw beslissing. Er moet per geval worden beslist. Hier draagt Suchy alle rechten over in ruil voor volledige betaling, met behoud van het recht om het materiaal voor promotionele doeleinden te gebruiken. Als u de rechten en de native bestanden wilt behouden, moet u dat duidelijk maken, omdat de meeste klanten niet begrijpen dat dit niet is waarvoor ze een contract afsluiten.
7. Productieschema / oplevering van het project
De klant draagt alle verzend- of verzekeringskosten met betrekking tot het project. Elke wijziging of afwijking van de bovenstaande specificaties die extra kosten met zich meebrengt, wordt alleen uitgevoerd na goedkeuring door de klant. De ontwerper kan geen aansprakelijkheid of boete oplopen voor vertragingen bij de voltooiing van het project als gevolg van acties of nalatigheid van de klant, ongebruikelijke vertragingen bij het transport, onvoorziene ziekte of externe krachten buiten de controle van de ontwerper. Indien dergelijke gebeurtenis (sen) zich voordoen, geeft deze de ontwerper het recht om de datum van voltooiing / levering te verlengen met de tijd gelijk aan de periode van een dergelijke vertraging.
Deze clausule is bedoeld om de al te veel voorkomende situatie te voorkomen waarin een klant vertraging ondervindt bij het ontvangen van zijn feedback aan u en u dus minder tijd hebt om de wijzigingen door te voeren. Er staat vooraf dat je je tijdsbestek zult verlengen volgens de duur van hun vertraging. In de feitelijke situatie is dat misschien niet mogelijk of niet uw keuze, maar u hebt er tenminste voor gezorgd als een optie.
8. Verzending door derden
In het geval dat materiaal dat nodig is voor de productie van het project moet worden verzonden naar een derde partij voor extra verwerking, zetwerk, fotografisch werk, kleurscheiding, drukwerk of bindend, kan de ontwerper niet aansprakelijk worden gesteld voor verliezen tijdens het transport of verschuldigd tot de vertraging van de verzender van de derde partij.
9. Claims periode
Claims voor defecten, schade en / of tekorten moeten door de klant schriftelijk worden ingediend binnen een periode van tien (10) dagen na levering van de gehele bestelling of een deel ervan. Als een dergelijke claim niet binnen de vermelde periode wordt ingediend, betekent dit een onherroepelijke aanvaarding en een erkenning dat ze volledig voldoen aan de voorwaarden, bepalingen en specificaties.
10. Bewijs van het definitieve project
De ontwerper stelt alles in het werk om ervoor te zorgen dat het eindproduct geen grammaticale en spelfouten bevat, voordat het eindproduct aan de klant wordt gegeven. Er wordt overeengekomen dat het de verantwoordelijkheid van de klant is om ervoor te zorgen dat het eindproduct geen spelfouten of grammaticale fouten bevat. Er wordt overeengekomen dat de ontwerper niet verantwoordelijk of aansprakelijk is voor eventuele fouten in het eindproduct nadat het eindproduct is gecommitteerd om te worden afgedrukt of geplaatst met het oog op het publiek.
Deze clausules proberen u te beschermen tegen fouten en uw aansprakelijkheid te minimaliseren. Hopelijk komen deze fouten niet vaak voor, maar als ze dat wel doen, kan het catastrofaal zijn als je jezelf niet hebt beschermd.
11. Annulering
In geval van annulering van het project, blijft GMS Designs (Gerry Suchy) eigenaar van alle auteursrechten en de originele kunstwerken en schijven en wordt er een vergoeding betaald voor het voltooide werk, gebaseerd op de contractprijs en de reeds gemaakte kosten. door de klant.
Het is een goed idee om een clausule te hebben waarin wordt beschreven wat er zal gebeuren en welke kosten zullen worden gemaakt in geval van annulering van het project. Als de annulering te wijten is aan redenen buiten uw controle, moet een kill-vergoeding worden toegepast volgens een percentage dat de fase van het voltooide werk vertegenwoordigt. Het Graphic Artists Guild Handbook stelt: “Typische kosten voor verleende diensten kunnen 25-50 procent zijn als het werk wordt gedood tijdens de eerste schetsfase, 50 procent als gedood na voltooiing van de schetsfase en 100 procent als gedood na het definitieve ontwerp is voltooid.”U moet ook betalen als het werk wordt afgewezen vanwege ontevredenheid van de klant, wat ook afhangt van waar het project zich bevindt. GAG stelt ook: "Algemene annuleringskosten bedragen een derde van de totale kosten als ze worden geannuleerd voordat de definitieve kunst is voltooid, en 50-100 procent nadat de definitieve kunst is voltooid." Dit is onderworpen aan onderhandelingen, maar er moet worden voorzien.
12. Vertrouwelijkheid
Alle verstrekte correspondentie en documenten worden als vertrouwelijk behandeld tussen de klant en de ontwerper, tenzij beide betrokken partijen toestemming hebben gegeven.
13. Acceptatie van de overeenkomst
Bovenstaande prijzen, specificaties en voorwaarden worden hierbij aanvaard. De ontwerper is bevoegd om het project uit te voeren zoals beschreven in deze overeenkomst. De betaling wordt uitgevoerd zoals hierboven voorgesteld. Deze overeenkomst is niet geldig totdat deze door de klant is ondertekend en aan de ontwerper is geretourneerd.
Handtekening:
Datum:
Druk hier uw naam af: